Платное ПО – быть или не быть?

Каждый рабочий день офисного сотрудника начинается одинаково – включением компьютера. Каждая смена продавца в супермаркете начинается с того же самого. Этого уже никто не замечает, но каждый второй человек, которого мы встречаем на улице, каждый день использует компьютер, а каждый третий – зарабатывает свой хлеб с помощью компьютера. Как много времени проводит за компьютером руководитель предприятия? Средняя цифра – около двух часов в день. Немного, с одной стороны, но если заглянуть вглубь, то окажется, что рядом с руководителем работает целый офис из 10 человек, и каждый работник проводит за компьютером целый рабочий день. Небольшой подсчет и, оказывается, что около 80% рабочего времени приходиться на работу с основным инструментом - компьютером. А сейчас самое время уделить внимание качеству этого инструмента. Качество его зависит от «железа» и «софта». Каждый руководитель, выбирая IT-решения для предприятия встает перед вопросом: платить за удобство, надежность и эффективность ведения бизнеса покупая современные сервисы и ПО или воспользоваться общедоступными бесплатными аналогами. Попробуем проанализировать все плюсы и минусы этих двух вариантов.
Основное преимущество бесплатных сервисов и ПО говорит само за себя – это отсутствие финансовых затрат. Казалось бы, зачем платить за программу, если можно получить ее бесплатный аналог и работать с ним. Зачем арендовать сервер, если можно хранить информацию на собственном локальном компьютере? Но платить все же приходится. Чем? Ежедневной борьбой с неэффективностью работы, нестыковками между различными программами, сбоями почты, потерей информации, упущенными клиентами, дополнительными расходами на аутсорсинг и, в конце концов, недополученной прибылью. Поддержка таких программ может быть прекращена в любой момент и снова придется начинать сначала – искать новую программу, которая вряд ли обеспечит хотя бы половину потребностей предприятия, заново учить сотрудников, адаптировать под задачи бизнеса. Потери предприятия в такой ситуации могут быть огромными. Невозможность навести порядок и проконтролировать деятельность сотрудников приводит к падению управляемости и как следствие к дальнейшему снижению эффективности всего предприятия. Выйти из этого замкнутого круга нелегко, но необходимо.
За что же мы платим, приобретая платные IT-решения? 1. Стабильность и техническая поддержка – серьезный производитель программного обеспечения всегда стремится соответствовать растущим запросам потребителей. Если это бухгалтерская программа, то Вы можете быть уверенны в соответствии ее форм отчетности законодательству. Следовательно, бухгалтер не потратит половину рабочего дня на то, чтобы руками заполнить форму НДС, а сделает это за пять минут, а оставшееся время проведет с пользой для предприятия, сводя баланс или исследуя налоговое законодательство. 2. Контроль – над почтовой перепиской сотрудников, за скоростью и качеством выполнения задач работниками; контроль над коммерческой информацией, ее целостностью, компактностью данных, возможностью оперативного анализа. Информация теперь будет сосредоточена на одном портале (или программе) и у руководителя есть доступ ко всем данным и переписке: письма найти легко и каждое почтовое событие может быть передано в CRM-систему для дальнейшей обработки; данные защищены от случайной потери и несанкционированного доступа. 3. Простая интеграция – чтобы минимизировать ручной труд и ошибки при переносе данных из одной программы в другую в качественных IT-решениях сотрудникам даже не нужно нажимать заветную кнопку – программа все делает в автоматическом режиме, достаточно настроить ее один раз. 4. Эффективность – пожалуй, это основной критерий, по которому стоит выбирать IT-решение для предприятия. Если тот же объем работы будет выполняться за более короткое время и с меньшим количеством ошибок, значит эффективность предприятия растет и освобождаются внутренние ресурсы, позволяющие реализовывать новые проекты, тем самым увеличивая прибыль.
Конечно, в каждой конкретной ситуации выбор остается за руководителем предприятия. Считается, что цены на качественные IT-решения неподъемны не только для малого бизнеса, но и для среднего, в следствие чего эта категория предприятий предпочитает идти по второму пути – бесплатных сервисов. Но, на самом деле, платные предложения очень гибкие по цене и функционалу, и встраиваются в компанию любого размера и сферы деятельности, одновременно учитывая особенности каждого предприятия. И, не один раз проверив на себе мнимую бесплатность общедоступных программ и сервисов, все большее число представителей бизнес-структур склоняются к выбору платных решений.